Mit Escola in die papierlose Zukunft
Die Digitalisierung der Schulverwaltung rechtskonform und zukunftssicher umsetzen
Die papierlose Schulverwaltung wird zum Standard. Mit Escola lassen sich die kantonalen und nationalen Anforderungen an eine moderne Verwaltung zuverlässig erfüllen – vom elektronischen Geschäftsverkehr bis zur digitalen Aktenführung.
Schulen im Kanton Zürich werden zudem gezielt bei der Umsetzung der VRG-Richtlinien unterstützt, um die Meilensteine 2027 und 2029 souverän zu erreichen.
Unsere Lösungen für die digitale Akten- und Verfahrensführung
Digitale Signaturen: Klick statt Tinte
Mit Escola können Schulen und Institutionen Signaturen vollständig digital erstellen, unabhängig davon, ob eine qualifizierte elektronische Signatur (QES), eine fortgeschrittene elektronische Signatur (FES) oder ein elektronisches Siegel erforderlich ist.
Der Signaturprozess ist direkt in Escola integriert. Unterzeichnende Personen und Signaturart werden ausgewählt, die Signatur erfolgt über zertifizierte Partner wie beispielsweise DeepSign. Das unterschriebene Dokument wird anschliessend automatisch in Escola abgelegt – ganz ohne Medienbruch und Zusatzaufwand.
Unsere Signatur-Partner
Schüler:innen-Dossier: von A bis Zeugnis
Escola bildet im Schüler:innen-Dossier den vollständigen schulischen Kontext ab und bündelt alle relevanten Informationen und Dokumente über die gesamte Schulzeit hinweg.
Schüler:innen-Dokumente
Definieren Sie Ihre standardisierte Ordnerstruktur, die für alle Schüler:innen identisch ist.
Stammdaten aus der Personenverwaltung
Unsere Stammdatenverwaltung versioniert jede Änderung. So kann der Verlauf aller Mutationen bei jedem Feld (z. B. Adressänderungen) transparent nachvollzogen werden.
Zeugnisse und Lernzielkontrollen
Vergangene Zeugnisse, Noten sowie Lernzielkontrollen können je nach Recht beispielsweise von der Verwaltung oder Schulleitung eingesehen werden.
Absenzen
Es stehen auch rückwirkend vollständige und nachvollziehbare Absenzenübersichten zur Verfügung.
Schullaufbahn
Alle relevanten Informationen bleiben über Schulwechsel oder Stufen hinweg erhalten.
Förderplanung
Archivierte Förderpläne werden automatisiert ins Schüler:innen-Dossier eingebunden.
Verlaufsdokumentationen und Formulare
Eine zusätzliche Ablage ist nicht erforderlich – somit können auch schulische Standort- oder Coachinggespräche sowie relevante Einträge zu den überfachlichen Kompetenzen automatisch archiviert werden.
Personal-Dossier: klar strukturiert, digital verwaltet
Eine Struktur, die mitdenkt
Für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter steht eine einheitliche Ordnerstruktur zur Verfügung:
- eine übergeordnete Ebene auf Personenbasis
- eine eigene Ebene pro Anstellung
Alle Ordner sind Teil eines zentralen Personaldossiers und werden systemseitig einheitlich konfiguriert. So bleiben alle Informationen konsistent, vollständig und übersichtlich – unabhängig von der Anzahl der Anstellungen.
Verfügen und signieren
Automatisch generierte Dokumente, beispielsweise aus den Dokumentvorlagen (z. B. kommunalen Anstellungsverfügungen) können direkt im entsprechenden Personaldossier abgelegt und digital signiert werden.
MABs endlich digital
Kantonsspezifische Beurteilungsformulare können digital dokumentiert, mit dem Mitarbeitenden geteilt sowie archiviert werden.
Protokoll- und Geschäftsverwaltung: Beschlüsse, die man wiederfindet
Coming soonMit der Protokoll- und Geschäftsverwaltung ergänzt Escola die elektronische Aktenführung um Sitzungen, Traktanden, Beschlüsse und Pendenzen. Entscheide aus Schulpflege, Kommissionen oder weiteren Gremien werden strukturiert dokumentiert, nachvollziehbar abgelegt und archivfähig geführt.
Geschäfte bilden dabei den fachlichen Kern – vom einzelnen Beschluss (z. B. Anstellung, sonderpädagogische Massnahme) bis zu grösseren Vorhaben wie Schulraum-, Budget- oder Entwicklungsprojekten. Zu jedem Geschäft gehört ein eigenes Dossier, in dem sämtliche Unterlagen, Protokollauszüge und Beschlüsse zentral zusammengeführt werden.
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Aktenführung: strukturierte Registratur
Coming soon
Jedes Dokument wird explizit durch die Schule oder Institution einer Akten- Registraturplanposition zugewiesen, beispielsweise Zeugnisse zu «6.3 Zeugniskopien» oder Absenzen zu «6.4 Noten- und Absenzenlisten».
Damit sind jederzeit sichergestellt:- die fachliche Einordnung
- definierte Aufbewahrungsfristen
- die archivische Bewertung (Vernichtung, vollständige Archivierung oder Auswahlarchivierung)
Die Struktur unterstützt somit nicht nur die Organisation, sondern auch rechtliche und archivische Anforderungen.
Lebenszyklus der Dossiers: ein revisionssicherer Prozess
Coming soonDer Lebenszyklus eines Dossiers beschreibt, was mit Akten vom ersten Dokument bis zur Archivierung oder Vernichtung passiert. Mit Escola wird dieser gesamte Prozess digital, nachvollziehbar und revisionssicher abgebildet. Dossiers werden über alle Phasen hinweg konsistent geführt und erfüllen dabei die Anforderungen von DigiLex.
Nach Abschluss wechselt das Dossier in die ruhende Ablage. Eine kurze, konfigurierbare Karenzfrist ermöglicht bei Bedarf letzte Korrekturen. Anschliessend bereitet Escola das Dossier automatisch für die Langzeitarchivierung vor: Dokumente und strukturierte Daten werden in archivfähige PDF/A-Formate überführt und unveränderbar gespeichert.
